ใบสำคัญจ่าย
ใบสำคัญจ่าย เป็นเอกสารทางบัญชีที่แสดงหลักฐานการจ่ายเงินให้กับผู้ขาย เพื่อใช้ในการอนุมัติการจ่ายเงิน กรณีที่ได้รับบิล หรือใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ที่ระบุชื่อของผู้อื่น เช่น ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ซึ่งใบสำคัญจ่ายนั้นจะต้องมีการแนบหลักฐานการจ่ายเงินที่น่าเชื่อถือ ที่กิจการสามารถพิสูจน์หรือแสดงหลักฐานได้ว่าตัวกิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง ไม่ว่าจะเป็นหลักฐานการโอนเงิน สัญญาเช่า สำเนาใบโอนเงินธนาคาร หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติพร้อมลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย หรือรายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่าย เป็นหลักฐานประกอบ
การใช้ใบสำคัญจ่ายสามารถแบ่งออกเป็น 2 กรณี ดังนี้
1. กรณีชำระค่าสินค้าและบริการด้วยเงินสด
✔ ให้บริษัทจัดทำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” + แนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน
2. กรณีชำระค่าสินค้าและบริการด้วยการโอนเงินผ่านธนาคาร
✔ ให้บริษัทจัดทำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” + หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สลิปโอนเงิน หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร
ปล. หากมีหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย สามารถนำมาประกอบ แสดงเป็นหลักฐานได้
ใบสำคัญรับเงินคืออะไร (ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน)
โดยตัวใบสำคัญรับเงินจะใช้ในกรณีที่ผู้ขายสินค้า/บริการ เป็นบุคคลธรรมดาและไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ แต่ยินยอมลงนามเป็นผู้รับเงินในใบสำคัญรับเงิน และแนบสำเนาบัตรประชาชน
ส่วนใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน จะใช้ในกรณีที่ไม่ได้รับใบเสร็จ และผู้ขายสินค้า/บริการไม่ให้ความร่วมมือในการลงนามรับรองในใบสำคัญรับเงินของเรา โดยหากเป็นค่าใช้จ่ายจำนวนไม่มากที่จ่ายเป็นเงินสด ให้เราทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและลงนามโดยพนักงานผู้จ่ายเงิน แต่หากเป็นรายจ่ายผ่านทางการโอนเงิน/เช็ค ที่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ให้ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน และแนบหลักฐานการจ่ายเงิน/หลักฐานการซื้อสินค้าดังกล่าว
และใบสำคัญจ่าย จะใช้กรณีที่ได้รับใบเสร็จเป็นชื่อบุคคลอื่น ให้เราทำใบสำคัญจ่าย พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน และหลักฐานที่ยืนยันว่าเราเป็นผู้ชำระเงินเอง ด้วยสัญญาเช่า รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติพร้อมลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย หรือรายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายเป็นหลักฐานประกอบ